Rechtssichere E-Mail Archivierung
Unser Leben ist so mit Technik durchzogen, dass es nicht verwunderlich ist dass immer mehr Post nicht im realen Briefkasten an der Haustür oder an der Wohnungstür landet, sondern im virtuellen Postfach. Kaum jemand kommt heutzutage noch ohne eine E-Mail-Adresse aus. Sei es nun, um Einkäufe im Internet abschließen zu können. Oder aber auch, um mit Freunden und Kollegen auf diesem schnellen Wege zu kommunizieren. Viele E-Mails, die uns erreichen, sind jedoch auch werbender Natur und meist nur lästig. Andere hingegen sind wichtig und sollten über einen längeren Zeitraum gespeichert werden. Wer diese E-Mails nicht umständlich ausdrucken und abheften möchte, der sollte sich über eine E-Mail Archivierung Gedanken machen. Möglich wäre diese unter anderem bei Reddoxx.
Die rechtlichen Anforderungen
Die Archivierung von E-Mails hat nicht nur den Grund, um den Papierwust in den eigenen vier Wänden ein wenig einzudämmen. Es gibt durchaus auch rechtliche Gründe, warum E-Mails aufgehoben und gespeichert werden müssen. So sind Unternehmen beispielsweise dazu verpflichtet, alle steuerrelevanten Daten – auch in Form von E-Mails – aufzubewahren. Im besten Falle in digitaler Form, so wie diese auch zugestellt wurden.
Die richtige Speicherform
Nun bieten zwar viele E-Mail-Postfächer die Möglichkeit einer Datenspeicherung an. Doch sollte das Postfach einmal durch einen unerlaubten Zugriff gehackt werden, sind die E-Mails mitunter weg und die brisanten Daten gelangen in die falschen Hände. Nutzt man hingegen einen externen Anbieter für die Speicherung, geht man diesem Problem ganz gekonnt aus dem Weg.
Zudem bieten viele E-Mail Postfächer keinen allzu großen Speicher an. Müssen Mails über mehrere Jahre gespeichert werden, kann man hier schnell an deren Grenzen geraten. Nutzt man hingegen einen externen Anbieter, sind mehrere GB Speicherplatz ohne weiteres möglich.
Außerdem können die Daten bei einem externen Anbieter nur schwer manipuliert werden. Mit dem richtigen Programm werden die E-Mails nach dem Eingang im Postfach automatisch in Kopie an den Speicher weitergeleitet, so dass man sich selbst noch nicht einmal darum kümmern muss. Bequemer und einfacher mag es kaum auf anderem Wege gehen.
